Switch Communications: Von Asana zu JIRA

Wie JIRA ein Unternehmen agil macht.

Switch Communications ist ein Unternehmen aus San Francisco, das Cloud-basierte Kommunikationssysteme herstellt und mit Switch.co eine Lösung für Geschäftstelefonie zur Verfügung stellt.

Doch trotz seiner sehr jungen Geschichte – Switch Communications wurde 2011 ins Leben gerufen, Switch.co sogar erst 2014 – hat das Unternehmen relativ früh Probleme in seinen Workflows und dem Projektmanagement erkannt. Die Software, die dafür zuständig war, diese zu organisieren und der Prozess der Software-Entwicklung ließen sich nicht komplett miteinander vereinbaren. Besonders das Bug Reporting stellte die Mitarbeiter stets vor zeitraubende Aufgaben.

JIRA: Von der Ergänzung zur Gesamtlösung

„Viele Mitarbeiter wussten nicht, wie sie Bugs reporten können. Wir brauchten hier einen besseren, immer gleichen Prozess“, sagte Product Manager Hugo Romano. Bis dahin arbeitete man beim Unternehmen in San Francisco noch mit der Projektmanagement-Software Asana, doch der Weg führte schnell zu Atlassians JIRA. Anfangs sollte JIRA nur zum Nachverfolgen der besagten Bugs, also Fehlern und Problemen, dienen. Doch JIRA sollte mehr Zukunft bei Switch haben als anfangs vermutet.

Der Grund dafür war, dass Asana nicht mehrere Tools zentral bündelte, wie es JIRA tat. Bei Asana wurden zusätzliche Programme wie Gmail oder Google Docs verwendet, was bei JIRA nicht notwendig ist. So passte man die gesamten Arbeitsprozesse auf die von Atlassian gestellte Software an.

Das sah zunächst so aus, dass nun Meilensteine vierteljährlich formuliert wurden. Auch die Planung von Projekten wurde in einzelne Stories gebündelt und im JIRA-Backlog eingearbeitet. Bis heute besteht dieses System, in dem jeder dieser formulierten Meilensteine einen zeitlichen Rahmen hat, der in Smart Sheets über Gantt chart view dargestellt wird.

Switch wird agil

Zudem gibt es wöchentliche Prüfungen, die als Sprint-Planungs-Meetings angesetzt werden. Darin haben Produkt-Manager die Möglichkeit, die Zeitrahmen anzupassen und gleichzeitig folgende Sprints zu planen.

Gerade diese Planung und die Art, in der sie stattfindet, sind typisch für agile Projekte. Sie beziehen immer das Feedback mit ein, wie sich Projekte und Teams, die daran arbeiten, entwickeln. So haben mehrere Teams gleichzeitig dauerhaft einen Überblick über mehrere Projekte und können diese stets flexibel anpassen.

Ein weiterer Aspekt, der mit der JIRA Software einherging, waren Workflow Status. Vorher waren Workflows einfach als Wasserfallmodell dargestellt. Also als Modell, in dem Phasen linear nacheinander folgten und in denen die nächsttiefere Phase an vorangegangene Phasen, die zuvor abgeschlossen werden mussten, gebunden waren.

Das heißt, dass der Weg des Projektes nach der Darstellung dieses Modells schon davor klar abgezeichnet war. Nun, in der agilen Form, die JIRA bietet, kann Switch Communications die Arbeit und den Projekt-Fortschritt, beziehungsweise die Entwicklung, auf Boards darstellen – und das, ohne das Wasserfallmodell zu verwenden, um letztlich agiler aufgestellt zu sein.

Kampf gegen Meetings

Generell hatte man bei Switch ein weiteres Ziel, das typisch für Atlassian-Produkte ist, da Atlassian besonders damit wirbt, diese zu erreichen. Es geht hierbei darum, unnötige Meetings zu vermeiden. Durch die neuen Workflows waren letztlich weniger von diesen Meetings nötig, auch, da Benachrichtigungen aus JIRA alle Mitglieder auf dem Laufenden hielten, wenn es neue Aufgaben gab oder sich etwas Gravierendes änderte. Zudem ist es zentral möglich, es bedarf also keine weiteren Anwendungen wie Google Docs, um Informationen zu Arbeitsschritten zu verbreiten.

Qualitätssicherungsteams können heute viel enger mit Softwareentwicklern zusammenarbeiten. Auch das hat direkten Einfluss auf die zuvor bereits angesprochenen Bugs. Denn dadurch, dass QA-Teams direkt in den Entwicklungsprozess eingreifen können, können jene Bugs, und auf Grund der agilen Prozesse auch gesamte Projekte, in kürzeren Zeitspannen angegangen werden.

Und so wurde letztlich aus der „kleinen Zusatzlösung“ JIRA, die ursprünglich nur für das Bug Reporting angeschafft wurde, eine unternehmensweite Lösung, die in praktisch alle Geschäftsbereiche Einzug erhielt.

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Quelle:

Daly, Laura 2016: From Asana to JIRA Software: one customer’s journey towards agile development

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