Schluss mit unnötigen Meetings – Zeitmanagement optimieren

Dropbox und der Kamp gegen ineffizientes Zeitmanagement.

Wie technische Unterstützung helfen kann, die Arbeit in Kollaborationen zu perfektionieren, haben bereits frühere Artikel gezeigt, in denen speziell die Atlassian-Produkte Jira und Confluence ausführlich dargestellt wurden. Kollaborationen bieten aber auch auf anderen Ebenen Möglichkeiten, stets weiter verbessert zu werden: Zum Beispiel beim Zeitmanagement.

Das Prozessmanagement hat mehrere Dimensionen. Einer Studie der Harvard Business Review zufolge wollen 60 Prozent der darin befragten Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Anfragen, die sich während einer Kollaboration stellen, zu beantworten. Gleichzeitig haben 40 Prozent das Bedürfnis, mehr Zeit mit Training und Mentoring zu verbringen. Wird hierbei für eine neue Aufgabenverteilung gesorgt und auf die Wünsche der Mitarbeiter eingegangen, so sorgt dies automatisch für weniger Stress und einen höheren Grad an Befriedigung der Mitarbeiter.

Zudem gibt es ein Phänomen, das in großen wie in kleinen Betrieben immer wieder auftaucht: Unnötige Meetings, die sich statt durch produktive und effiziente Ergebnisse, eher durch ihre auffallende Häufigkeit, zu hohe Länge, zu viele Teilnehmer oder zwecklose Inhalte auszeichnen.

Alle Meetings absagen!

An dieser Stelle nahm zuletzt der Cloud-Speicher-Riese Dropbox eine Vorreiterrolle im Zeitmanagement ein und sagte den überflüssigen Meetings den Kampf an. Alle Meetings wurden für die nachfolgenden zwei Wochen gecancelt. Folglich waren die Mitarbeiter angewiesen, Prioritäten neu zu setzen und bei jedem einzelnen Meeting zu hinterfragen, ob es denn wirklich nötig sei.

Das Ganze ist mittlerweile zwei Jahre her und obwohl das Unternehmen deutlich gewachsen ist, hat die Anzahl der abgehaltenen Meetings nicht zugenommen, sind stattdessen noch produktiver und kürzer geworden.

Doch nicht nur Dropbox bietet diesbezüglich neue Modelle, mit denen effizienter gearbeitet werden kann. In Krankenhäusern in den USA ist es mittlerweile üblich, eine Krankenschwester zu installieren, die nur für Anfragen anderer Schwestern zuständig ist, um so für eine schnellere Verbindung zwischen den Anfragen und der dafür zuständigen Fachkraft zu sorgen.

Dieses Modell kann auch auf die Geschäftswelt übertragen werden. Das Ziel dabei ist es ebenfalls, persönliche Ressourcen zu sparen oder sogar zu erweitern. Zuletzt ist es aber auch stets hilfreich, wieder auf Face-to-Face-Kommunikation zurückzugreifen, um in Kollaborationen schneller zu einem Ergebnis zu kommen und unnötigen, schriftlichen Verkehr zu vermeiden.

 

Quellen:

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