Schluss mit Post-Its: Die Vorteile von Mind Maps in Confluence

Mind Maps können zu mehr als nur dem Brainstorming dienen.

Große Projekte – egal in welche Richtung sie sich entwickeln sollen oder werden – fangen häufig mit dem gleichen Prozess an: Mind Mapping. In vielen Unternehmen findet das noch heute auf die „altmodische“ Weise mit Post-Its und Whiteboard statt.

Prinzipiell sind Mind Maps demnach unbestritten eine tolle Sache. Sie zeigen alle Ideen auf, strukturieren sie bereits in Themen und jeder kann daran teilhaben. Doch wie man sie anschließend konserviert, ist häufig eine Frage, die im Laufe eines Projektes zu einem Problem werden kann. Abfotografieren ist meistens die Lösung, die am wenigsten Zeitaufwand beinhaltet, gleichzeitig aber die Mind Map „einfriert“. Sie ist im Nachhinein also nicht mehr zu verändern. Ärgerlich ist das besonders dann, wenn Anmerkungen, E-Mail-Verkehr und Kommentare zu einer Mind Map gemacht werden.

In Confluence ist es dagegen möglich, die Vorteile von Mind Maps zu bündeln. Also kollaboratives und kreatives Arbeiten, aufeinander aufbauende Ideen und deren Weg zu einem ausgearbeiteten Plan. Gleichzeitig schafft es Confluence aber auch, mit Hilfe des Add-Ons MindMeister Mind Maps vom Marketplace die mit simplen Mind Maps einhergehenden Probleme auszuschalten. So sind Mind Maps in Confluence jederzeit zu bearbeiten und neu zu strukturieren – sie bleiben also über einen längeren Zeitraum eine interaktive Visualisierung von Ergebnissen.

Mit dem MindMeister-Macro ist es einfach, Mind Maps einzubetten, zu bearbeiten und zu veröffentlichen – und das an einem zentralen Ort, an dem auch andere Inhalte des Projektes gesammelt werden.

Drei Möglichkeiten, Mind Maps in Confluence zu verwenden

1. Ideen Brainstormen

Eine Projektidee wird in einer Mind Map in Confluence veröffentlicht, und zwar in Form einer Brainstorming-Seite. Dadurch können die Ideen mehrere Mitarbeiter gesammelt und zusammengetragen werden sowie Konzepte, Risiken und Anforderungen dargestellt werden. Der Vorteil dessen ist zudem, dass Mitarbeiter, die es nicht schaffen, beim eigentlichen Brainstormen teilzunehmen, den Verlauf des Brainstormens einfach nachvollziehen können, obwohl sie eigentlich nicht anwesend waren. Die Digitale Form einer solchen Mind Map ist zudem ansehnlicher und übersichtlicher als eine Mind Map auf einer Tafel.

© Atlassian Blog 2016

2. Notizen aus Meetings visualisieren

Ausgehend von der Grundidee, die beim Brainstorming festgehalten wurde, zeichnet sich langsam ab, welchen Umfang ein Projekt haben wird. Solche Vorgänge werden meist in Meetings besprochen. Damit diese ersten Ergebnisse jedoch nicht im Anschluss unter den Tisch fallen, können sie ebenfalls in Confluence verewigt werden. Auch dafür kann eine Mind Map dienen. Hier zeigt sich bereits: Sie ist mehr als nur eine Brainstorming-Methode, sondern kann auch bei späteren Entwicklungsvorgängen verwendet werden. Schließlich ermöglicht es eine Mind Map in Confluence, wichtige Aspekte und Ergebnisse eines Meetings besonders hervorzuheben und diese letztlich auch für andere Mitarbeiter dauerhaft bereitzustellen. Gerade für den Fall, dass Prozesse und Workflows sich häufiger wiederholen, können standardisierte Mind Maps häufiger verwendet werden. Das Video von MindMeister zeigte beispielsweise eine Mind Map, die stets für SWOT-Analysen verwendet wird, da diese in ihrer Struktur und dem Grundaufbau in jedem Projekt nahezu gleich sind, sich dagegen nur in ihren Inhalten unterscheiden.

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3. Ein Projekt ausarbeiten

Mitarbeiter, Ressourcen, mögliche Ergebnisse, Arbeitsumfang – all diese Aspekte spielen in der Ausarbeitung und der Planung eines Projektes eine Rolle. Das alles muss zudem miteinander vereinbart werden, was in der Praxis sehr kompliziert sein kann. Daher gilt auch hier, dass eine Mind Map womöglich die Lösung bietet. Denn gerade darin können die einzelnen Bereiche eines Projektes nicht nur einzeln abgedeckt werden, vielmehr ist es der Vorteil, deren Verbindungen untereinander verständlich sichtbar zu machen.

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Fazit: Mind Maps können zu nahezu jedem Zeitpunkt eines Projekts eingesetzt werden und nicht nur in der Anfangsphase. Mit dem richtigen Design und passenden Inhalten können sie der Ausarbeitung von Projekten, gleichzeitig aber auch dem Anzeigen von Content für beispielsweise abwesende Mitarbeiter dienen. Zudem geht die Strukturierung einfach und schnell, weshalb Mind Maps in Confluence zu einem effizienten Mittel für Analysen, Wissenssammlungen und Brainstorming werden können.

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Quellen

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