Wie internes Bloggen mit Confluence eine Wissenskultur des Teilens bei APT erstellte

Bloggen in Confluence ist schon lange kein Geheimtipp mehr. Auch bei Applied Predictive Technologies (APT), einem Hersteller von Business-Analyse-Software, wird mittlerweile sehr viel in Confluence gebloggt.

Doch der Weg dorthin war steinig. Speziell E-Mails von heute auf morgen den Kampf anzusagen, war nicht leicht. Eine mitarbeiterweite Memo wurde verschickt, in der der Beschluss verbreitet wurde, dass von nun an die gesamte interne Kommunikation per interner Blogs anstelle von E-Mails stattfinden werde. Es war ein langer und durchaus komplizierter Weg, der letztlich aber dazu geführt hat, dass Kollaborationen und Zusammenarbeit besser funktionieren – was auch an der dafür zuständigen Software von Atlassian liegt.

Großes Wachstum führt zu neuen Aufgaben

Als das Unternehmen mit 350 Mitarbeiter an acht Standorten weltweit darüber nachgedacht hat, von E-Mail-Kommunikation zu internem Bloggen zu wechseln, hat APT große Probleme erkannt, die es lösen musste. APT wurde immer größer. Damit ging jedoch einher, dass es immer schwerer wurde, Wissen zu managen, speziell im Produkt-Entwicklungs-Team. Hier gibt es Themen und Probleme, die sich dabei offenbart haben: Zunächst waren Mitarbeiter durchaus gehemmt, wenn es darum ging, E-Mails an das gesamte Team wegen kleiner aber dennoch interessanter Themen zu schicken.

Mitarbeiter hatten aber gleichzeitig den Wunsch, mehr darüber zu erfahren, was sich in den verschiedenen Entwicklungs-Teams abspielte. Es sollte also dafür gesorgt werden, dass das gesamte Unternehmen und seine Prozesse transparenter werden. Der Fakt, dass APT weltweit aufgestellt ist, hat dazu beigetragen, dass eine Lösung gefunden werden musste, die Wissen und Entwicklungen unternehmensweit dokumentiert.

APT hatte vor Einführung des Bloggens eine Menge Meetings mit dem gesamten Team angesetzt. Diese Meetings waren jedoch bei den Mitarbeitern nicht sonderlich beliebt. Kein Wunder also, dass das ausgesprochene Ziel war, diese Meetings zukünftig zu vermeiden. Außerdem war in vielen Fällen unklar, wer in E-Mail-Verteiler einbezogen werden sollte, besonders dann, wenn Teams gerade immer weiter gewachsen sind, sodass oft wichtige Mitglieder eines Teams herausgelassen wurden. Zuletzt hatte APT keine Sammlung geteilter Informationen und Best Practices, wenn es darum ging, neu Eingestellte zu trainieren. Eine Wissensdatenbank musste also her.

Von einem zu 75 Posts im Monat

Angefangen hat alles nicht etwa mit einer großen Revolution, viel eher sollten anfangs lediglich weniger E-Mails versendet werden. Folglich versuchte man es mit einem Blog auf Confluence. Der erste Blog war der „UX Fail“-Blog, der schauerliche Beispiele schlechter User Experiences sammelte, die das Team aus dem Internet zusammensuchte.

Heute werden etwa 75 Blogs im Monat bei APT veröffentlicht. Dass es nicht über Nacht möglich ist, eine solche Blog-Kultur zu erstellen, ist klar. Daher war es ein eher schrittweiser Fortschritt als eine schlagartige Revolution. Der zweite Blog hatte mehr Substanz und sollte die ungeliebten Meetings ersetzen. Der Blog trug den Namen „Share It“ und sollte bei APT eine bedeutende Zukunft haben.

Share It wurde verwendet, um alles mit dem Produkt-Entwicklungs-Team zu teilen. Es wurde über Teambewegungen, Technologie-Upgrades, Best Practices und auch über eigene Blog-Statistiken gepostet. Die Posts reichten dabei von ein paar Sätzen bis zu langen, detaillierten Artikeln. Selbst heute ist das noch APTs aktivster Blog, in dem im Jahr 2015 169 der insgesamt 786 Posts gesammelt wurden. Noch wichtiger ist allerdings, dass dieser Blog verwendet wird, um andere, neue Blogs anzukündigen.

Vom zentralen Share It wurden anschließend sehr schnell andere, teamspezifische Blogs abgekapselt. Sie dienten Teams, die eine Menge zu teilen hatten. Die Architekten- und DevOps-Teams waren zwei der ersten, die eigene Blogs hatten. Kurz darauf hatte praktisch jedes Development-Team einen eigenen Blog.

MasterCard mischt mit

Wenig später stand eine weitere, große Herausforderung für APT an. Das Unternehmen wurde im Mai 2015 von MasterCard erworben. Besonders die Mitarbeiter hatten dabei den Wunsch, stets über organisatorische Wechsel, Änderungen und Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten zu werden.

Um diesen Wissensdurst zu stillen, wurde ein Blog aufgesetzt, der speziell für das Teilen von Informationen eingerichtet wurde und von der Integration des Unternehmens zu MasterCard handelte. Besonders erwähnenswert ist dabei, dass auch Posts von Führungskräften verfasst wurden. Diese waren für das gesamte Unternehmen relevant, was prompt die Bekanntheit und Aufmerksamkeit der Blogs erhöhte. Der positive Nebeneffekt dessen war, dass die Popularität von Conflluence-Blogs bei APT schlagartig anstieg.

Heute gibt es bei APT aktive Blogs in praktisch jedem Bereich des Konzerns. Die Abteilung Produkt-Entwicklung führt diese Statistik aber dennoch deutlich an. Aber auch andere Abteilung greifen immer häufiger auf diese Mittel zurück. Zum Beispiel gibt es mittlerweile IT-Blogs über Updates zu interner Software, hilfreicher Fehlerbehebung und Tutorials. Die Human-Ressources-Abteilung postet in regelmäßigen Abständen über neue Einstellungen und andere Neuigkeiten. Die Marketing-Abteilung teilt News über APT und Case Studies über Kunden, die Sales-Abteilung verbreitet Neuigkeiten zu großen Gewinnen und neu-akquirierten Kunden.

So hat es relativ schnell geklappt, den Blog zu etablieren und ihn zu einem festen Bestandteil in der Unternehmenskultur von APT zu machen. Über das Beispiel hinaus gibt es generelle Tipps, mit denen es leichter wird, das Bloggen in Confluence in einem Unternehmen durchzusetzen.

Sieben Tipps, wie man das eigene Unternehmen zum Bloggen in Confluence bringt

Im engischsprachigen Atlassian-Blog hat APT abschließend sieben Tipps genannt, wie es das eigene Unternehmen zum Bloggen bringen konnte:

  • Es ist immer gut, wenn man einen oder sogar mehrere Leute im Unternehmen hat, die sich für Kollaboration im Team einsetzen. Wenn man Mitarbeiter findet, die über interessante Dinge reden, kann man diese auch gleich dazu bewegen, über Confluence zu bloggen. Content muss verbreitet werden, um den Stein ins Rollen zu bekommen.
  • Wertschätzung tut auch Bloggern gut. Zudem hat sie den Nebeneffekt, dass Likes oder Kommentare auch andere Benutzer auf den Blog aufmerksam machen. Der Autor selbst und womöglich auch bisher noch nicht als Autor in Erscheinung getretene Mitarbeiter werden dadurch ebenfalls ermutigt, weiterhin zu schreiben.
  • Es ist in Ordnung, einen Link zu einem Blog Post zu mailen. Man sollte aber Blogs nicht mit aller Kraft dazu bringen, DIE Lösung für alle Probleme zu werden.
  • Im Share It Blog von APT wird ein riesiges Bündel an Informationen gesammelt. Das könnte zwar zu einem Nachteil kippen, wenn es zu viel werden sollte, aber auf diesen Ansatz lässt sich sehr gut aufbauen. Speziell, wenn es darum geht, das Bloggen zu starten. Denn dann besteht (noch) nicht die Gefahr, dass zu viel Input in einem Blog existiert.
  • Blogs sollten segmentiert sein, bestenfalls in Themenbereiche (Technologie, Marketing etc.). Dabei sollte es auch kein Hindernis sein, notfalls eine neue Kategorie für nur einen Blog zu generieren. Der Grund dafür ist, dass Mitarbeiter nicht etliche Blogs durchstöbern möchten, um auf einen Blog zu stoßen, der für sie interessant ist.
  • Ein View-Tracker kann in Confluence installiert werden, um zu sehen, welcher Blog wie oft angesehen wird. Die Ideallösung ist aber auch das nicht. Das liegt daran, dass viele Mitarbeiter die Blogs bereits in der Mail-Benachrichtigung lesen und sie deshalb nicht in Confluence öffnen, was wiederum die Statistik verfälscht.
  • Wie das Beispiel APT gezeigt hat: Wenn ein einflussreicher Mitarbeiter einen Blog verfasst, steigert das die Attraktion des Blogs und bewegt womöglich auch andere zum Bloggen. Zudem ist es immer gut, interessante Themen und Personen in die Blogs einzubinden.

Quellen

http://blogs.atlassian.com/2016/04/internal-blogging-confluence-knowledge-sharing-culture/

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