Batched Notifications: Confluence wird noch effektiver

E-Mail-Fluten aus Confluence sind Vergangenheit.

Wer bereits intensiv mit Confluence gearbeitet hat, hat es womöglich schon am eigenen Leib erfahren: eine Flut an E-Mails. Dabei ist das Ziel von Atlassian eigentlich, dass seine User nichts verpassen und alle Änderungen, Kommentare, Likes und Beiträge mitbekommen. Aus diesem Grund gibt es die Mail-Benachrichtigungen in Confluence, die aber je nach Workload in großen Massen ins Postfach einzelner User flattern.

Dass dies auf Dauer ein Problem darstellen kann – beispielsweise wenn wichtige Mail-Benachrichtigungen in der Masse untergehen – war auch den Entwicklern der Atlassian-Software klar. Mit dem Update auf Confluence 5.10 (Artikel hier) ging aus diesem Grund ein neues Benachrichtigungs-System einher. Batched Notifications nennt sich diese Einstellung, mit der die Entwickler versuchen, sich auf dem schmalen Grat zu bewegen, auf dem sie den Usern einerseits ausreichende und notwendige Benachrichtigungen zukommen lassen, die Nutzer andererseits jedoch nicht mit E-Mails überfluten.

User Up-to-Date behalten, ohne zu nerven, scheint das Credo von Atlassian zu sein. Und der Erfolg gibt den Australiern erneut recht. 25 Prozent weniger E-Mails versendet Confluence seit der Einführung der Batched Notifications pro Woche. Wie das funktioniert, ist nicht nur simpel, sondern auch effektiv, denn trotz der vergleichsweise wenigen Mails geht nichts an Informationen verloren. Seit dem Update sammelt Confluence beispielsweise Änderungen und Kommentare an Seiten, welche dann in einer Nachricht gebündelt (batched) werden und sendet nach zehn Minuten eine E-Mail, die diese Aktualisierungen anzeigt. Zuvor wäre für praktisch jede Interaktion eine Nachricht versendet worden.

Confluence: Viele Projekte und viele Möglichkeiten

Doch nicht nur mit Batched Notifications wird in Confluence vieles einfacher. Mit dem Befolgen von ein paar Tipps kann Confluence bereits noch einfacher zu bedienen und übersichtlicher werden, als es ohnehin schon ist. Denn gerade wenn viele Projekte parallel laufen, sollten User ein den Überblick über alle Projekte behalten, ohne von Benachrichtigiungen überflutet zu werden. Confluence bietet dabei etliche Möglichkeiten, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Die erste Möglichkeit dafür ist das Beobachten von Spaces: Hierbei gilt zunächst zu klären, was überhaupt ein Space ist. Spaces werden in Confluence die Bereiche genannt, in denen Arbeiten und Informationen eines bestimmten Teams oder Projektes gesammelt werden. Innerhalb eines Spaces gibt es mehrere verschiedene Seiten.

Nun, da das ausgesprochene Ziel ist, mitzubekommen, woran ein Team gerade arbeitet, wäre es sinnvoll – sofern er denn existiert – als Informations-Basis den Blog eines Teams zu verfolgen. Mit einem Klick kann man aber auch ganzen Spaces folgen. Je nach dem, wie detailliert man sich darüber informieren möchte, kann selbstverständlich auch mehreren Seiten innerhalb der Spaces gefolgt werden.

Von der Blogkultur profitieren

Auch das Beobachten einzelner Blogs ist eine bereits angesprochene Option: In vielen Unternehmen ist Bloggen mittlerweile unverzichtbar und besonders aus Confluence nicht mehr wegzudenken (wie bereits in diesem Artikel beschrieben – hier). In den persönlichen Einstellungen kann daher festgelegt werden, dass man über jeden neuen Blog benachrichtigt wird und so stets weiß, was sich im Unternehmen abspielt.

Wichtig ist hierbei auch, die Kommentarfunktion zu beachten. Denn sobald man als User einen Beitrag in Confluence kommentiert, folgt man diesem Beitrag auch und wird über weitere Kommentare benachrichtigt. Andersherum ist es aber auch möglich, Kommentaren zu folgen, ohne selbst einen Beitrag abgegeben zu haben. Generell kann mit einem Klick das Beobachten einer Seite beenden – und das schon im Outlook. Denn unter der eingegangenen Mail, die von Confluence versendet wurde, gibt es den Button „Stop watching Page“.

Für den Fall, dass man irgendwann feststellt, dass man zu viele Seiten beobachtet und mit der Flut an E-Mails nicht mehr zu recht kommt, können User ihre beobachteten Seiten einfach in den Einstellungen verwalten. Über das Profilbild und anschließend die „Beobachtungsliste“ finden sich alle Seiten, denen man selbst folgt. Hier kann man mit einem Klick die „Beobachtung beenden“. Zudem ist es möglich, die Bereiche, in denen man nach beobachteten Seiten sucht, unter „Beobachtete Bereiche“ einzustellen.

Letztlich gilt auch in Confluence: Für wenige Minuten, die man sich Zeit nimmt, um ein paar grundlegende Einstellungen zu treffen, kann auf Dauer viel Zeit gespart werden. Denn gerade zu häufige Benachrichtigungen können Mitarbeiter immer wieder aus der Konzentration reißen und vom Wesentlichen ablenken.

Denken Sie über eine Einführung von Confluence nach oder möchten Ihr bereits bestehendes System optimieren oder sogar erweitern? Dann sprechen Sie uns unverbindlich an. Alle Informationen zu unseren Atlassian-Services finden Sie hier.

Quelle:

Wetenhall, John 2016: Stay informed (but not bombarded) with Confluence batched notifications

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