Arbeiten mit Atlassian (7/10) – Planung & Management mit Portfolio

Portfolio für JIRA wird von vielen verschiedenen Mitarbeitern, die an einer Projektplanung teilnehmen, unterschiedlich verwendet.

Produktmanager

Produktmanager arbeiten viel mit Kunden-Feedback. Schließlich ist es ihre Aufgabe, die Bedürfnisse der Kunden an das Projekt heranzutragen. JIRA kann dann helfen, in wenigen Handgriffen eine Art Fahrplan zu erstellen, gleichzeitig aber die Über- und Einsicht in die Prozesse und Fortschritte des Teams zu erhalten.

Ideen organisieren

Zu Beginn stehen eine Menge an Ideen, Feedback und Anfragen, die organisiert werden müssen. Am besten definiert man dafür „Initiatives“ in Portfolio, um ein grobes Bild über alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, zu erhalten. Diese Initiatives müssen dann aber noch verfeinert werden. Das geht entweder, indem man sie in neue Epics und Stories herunterbricht. Anschließend können sie in JIRA Issues transportiert werden. Oder die andere Möglichkeit: Bereits existierende Epics und Stories importieren und den Initiatives zuweisen. Per Drag-and-Drop ist es möglich, das in Portfolio dann zu organisieren und nach Priorität zu sortieren.

Fahrplan erstellen

Nun hat man bereits eine organisierte Ansammlung an Ideen und Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Diese müssen nun noch in einem Plan dargestellt werden, damit alle Mitarbeiter wissen, was getan werden muss. Drei Dinge müssen dabei klar sein:

  1. Umfang: Welchen Umfang hat die zu erledigende Arbeit. Das wird bereits klar, wenn die organisierten Ideen aus dem vorherigen Punkt betrachtet werden.
  2. Zeit: Release-Daten, Deadlines, Zeiträume für Arbeiten – all das findet unter dem Aspekt der Zeit ihre genaue Definition.
  3. Ressourcen: Welches Team soll welche Ressourcen in ein Projekt investieren? Das wird als letzter Punkt abgesteckt.

Hat Portfolio diese Informationen erhalten, wird der „Fahrplan“ automatisch erstellt.

Szenarien simulieren

Man hat nun einen fertigen Plan in Portfolio, in dem alle Punkte ideal aufeinander abgestimmt sind. Dieser Plan besteht aus drei Variablen (Umfang, Zeit und Ressourcen). Da Theorie und Praxis aber zwei unterschiedliche Aspekte sind und in der Arbeitswelt stets unerwartete Dinge geschehen, kann in Portfolio mit Szenarien gearbeitet werden. Hier wird sofort deutlich, welche Konsequenzen es hat, wenn an verschiedenen Stellen unterschiedliche Variablen verändert werden – dabei geht es nicht nur um negative Konsequenzen. Genauso gut ist es möglich zu sehen, welche Chancen der aktuelle Fahrplan noch bietet.

Entwicklungsmanagement

Als Entwicklungsleiter benötigt man ebenfalls einen klaren Fahrplan, der realistische Angaben im Interesse des eigenen Teams beinhaltet. Die Herausforderung ist es aber, die Ressourcen, die ein Team bietet, miteinander zu vereinbaren und ihre Kapazitäten einschätzen zu können. Dadurch wird sichtbar gemacht, welcher Fortschritt gemacht wurde und welche Ziele realistisch sind und welche nicht.

Kapazitätsplanung

Die Kunst bei der Kapazitätsplanung ist es, Ziele zu formulieren und zu planen, die realistisch, herausfordernd, aber keinesfalls unmöglich zu realisieren sind. Mit der Zeitplanung in Portfolio kann anhand des Backlogs in JIRA ein individueller Zeitplan erstellt werden.

Dafür müssen zunächst ein Team und dessen Mitglieder aus der JIRA Software erstellt werden. Dabei wird auch der Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben berücksichtigt. Das funktioniert insofern, als verschiedene Mitglieder mit verschiedenen Skills ausgestattet werden. So werden Projekte nur dann zeitlich miteinander vereinbart, wenn sie auch anhand der Skills der Mitglieder durchführbar sind. Ist beispielsweise eine Fähigkeit, die notwendig ist, um eine Aufgabe zu bewältigen, zum geplanten Zeitpunkt ihrer Durchführung nicht verfügbar, kann diese Aufgabe auch nicht durchgeführt werden. Das wird von Portfolio erkannt und berücksichtigt. Zudem werden Aufgaben automatisch anhand zeitlicher Kapazitäten und Fähigkeiten verteilt.

Der Fahrplan

Für Entwicklungsleiter ist es notwendig zu sehen, welcher detaillierte Arbeitsschritt gerade von wem durchgeführt wird. In Portfolio gibt es dafür unterschiedliche Ansichten:

  1. Story View: In der Story View werden individuelle Stories und die aktuelle Phase ihrer Arbeitsschritte abgebildet. Dabei werden die einzelnen Sprints der Teams auf einer Seite angezeigt.
  2. Capacity View: Sie stellt einen graphischen Zeitplan dar, worin Zeitbuchungen und Verwendung der Mitarbeiter angezeigt werden.

Klarheit in Status und Prozess

Damit schnell deutlich wird, welches Projekt gerade welchen Status hat oder welchen Fortschritt Stories, Epics und Initiatives haben, stellt Portfolio diese dar. Außerdem werden hier alle nicht vorhergesehenen Vorgänge angezeigt, also wenn ein Projekt ins Stocken gerät oder nicht mehr vorankommt. So wird sichtbar, welche Arbeit in welches Item gesteckt wird und wie weit der Fortschritt in Relation dazu ist.

Fazit: Mit Portfolio für JIRA wird es möglich gemacht, über alle Vorgänge während eines Projektes informiert zu bleiben und aktuell auf dem Laufenden gehalten zu werden. Man sieht, wo Anpassungen gemacht werden müssen, welche Teile eines Projektes gut laufen und welche Unterstützung oder Änderungen benötigen. Neben der Übersichtlichkeit erspart dies eine Menge an Berichten, die aufgrund dieses Systems hinfällig werden.

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Teil 8: Human Resources mit JIRA & Confluence

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