Arbeiten mit Atlassian (6/10) – JIRA und Outlook verknüpfen

JIRA und weitere Atlassian-Produkte können es möglich machen, gänzlich auf E-Mail-Verkehr zu verzichten. Wie das funktioniert, haben wir bereits in vorherigen Beiträgen gezeigt. Da E-Mails aber nicht in allen Unternehmen vermeidbar sind, ist es hilfreich, wenn sich JIRA und Outlook gegenseitig ergänzen. Das ist auf vier verschiedene Weisen möglich:

1. JIRA Issues per Mail erstellen

Mit dem „incoming mail hander“ können in JIRA bereits neue Issues oder Kommentare zu bereits bestehenden Issues erstellt werden. Dafür benötigt man die E-Mail-Adresse des eigenen JIRA-Systems. Sobald das konfiguriert ist (wie das geht, können Sie in der Atlassian-Dokumentation nachlesen), ist es möglich, eine Umleitung einzurichten. Dadurch können E-Mails von Kunden direkt an JIRA weitergeleitet werden und dort automatisch ein neues Issue erstellen.

2. JIRAs Mail-Benachrichtigungen reduzieren

JIRA versendet häufig eine Menge E-Mails. Das ist jedoch abhängig von den Einstellungen, die zuvor getroffen wurden. Damit hier niemand die Übersicht verliert – erst recht, wenn an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet wird – ist es hilfreich, Mail-Benachrichtigung für beispielsweise Statusänderungen, Issue-Beschreibungen oder Wechsel des Bearbeiters zu deaktivieren, sodass nur noch wirklich wichtige E-Mails eintreffen.

3. Mails verteilen

Viele Mails, die JIRA sendet, können sehr wichtig sein, aber in einem Meer an Mail-Benachrichtigungen untergehen. Diese dann zu organisieren kann Zeit in Anspruch nehmen, die an anderer Stelle besser investiert wäre. Daher wäre es eine große Hilfe, wenn Outlook das für Sie erledigt. Das funktioniert, indem Regeln erstellt werden, dass JIRA-Mails beispielsweise automatisch in unterschiedliche Ordner empfangen werden. Am effektivsten ist es dann, für jedes Projekt einen eigenen Ordner zu erstellen, in welchem dann die dazu gehörigen E-Mails landen.

4. Outlook-Benachrichtigungen

Wie Regeln erstellt werden, zeigt bereits Punkt 3. Diese Regeln kann man noch dann noch weiter verfeinern. Nämlich dann, wenn es darum geht, wegen bestimmter JIRA-Software-Ereignisse benachrichtigt zu werden. Bei den Regeln kann dann eingestellt werden, dass Nachrichten in einem Benachrichtigungsfenster in Outlook erscheinen. Hilfreich ist das vor allem, wenn schnelles Handeln oder eine Bestätigung erforderlich ist und die dafür notwendige Person direkt benachrichtigt wird.

Wir sind Ihre JIRA-Experten!

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Teil 7: Planung & Management mit Portfolio

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