Arbeiten mit Atlassian (5/10) – Workflows in Jira

Wieso Workflows? Workflows sorgen in Unternehmen dafür, dass Projekte in einheitlichen Schritten schneller durchgeführt werden können. Zudem werden die Projekte durchsichtiger und übersichtlicher, weshalb nicht nur Beteiligte von Workflows profitieren, sondern auch beispielsweise Vorgesetzte, die nicht direkt an der Projektdurchführung teilnehmen. Das liegt daran, dass ein Workflow abteilungsübergreifend erstellt werden kann, um Zusammenhänge zwischen den Arbeitsschritten deutlich zu machen. In der Marketingbranche ist es auch deshalb üblich – obwohl hier häufig auf Kreativität gesetzt wird – Workflows beizubehalten. Wie man einen Workflow in drei einfachen Schritten erstellen kann, zeigen wir Ihnen jetzt auf.

  1. Schritt: Listen und Gruppieren. Zunächst werden alle Inhalte, die man im Team erstellen möchte oder kann, gelistet. Je nach Umfang kann diese Sammlung auch sinnvoll in Gruppen unterteilt werden. Das führt dazu, dass womöglich Prozesse deutlich werden, von welchen gar nicht klar war, dass sie notwendig sind.
  2. Schritt: Selektieren. Hier stellt sich die Frage, welche Aspekte aus der im ersten Schritt beschriebenen Liste wichtig sind, welche Personen dabei einbezogen sind oder werden müssen und wie der normale Vorgang ist, um etwas zur Veröffentlichung zu bringen.
  3. Schritt: Vereinfachung. Die Bestandteile des Workflows sind nun herausgearbeitet, jetzt kommt JIRA Core zum Einsatz. Damit kann ein Workflow im Detail erstellt und bearbeitet werden. Auch können hier externe Mitarbeiter einbezogen werden, zum Beispiel dann, wenn es darum geht, Bewilligungen oder Freigaben einzuholen. Sollte das der Fall sein, wäre es sinnvoll, alle Personen, von denen ein Workflow ebenfalls abhängt, bereits in Schritt 2 zu erwähnen.

Fazit: Auch wenn das Erstellen eines Workflows etwas Zeit benötigen kann, ist es wahrscheinlich, dass die Ersparnis von Ressourcen, die dadurch gewährleistet wird, enorm sein wird. Alle Bearbeitungsprozesse können dadurch optimiert werden, für neue Mitarbeiter oder Außenstehende wird die gesamte Durchführung transparenter, zudem werden keine Arbeiten doppelt erledigt, da alle Zuständigkeiten klar abgesteckt sind. Selbst wenn es dabei um kreative Arbeit geht, können Geschäftsprozesse automatisiert werden. Dank JIRA Core ist die Erstellung eines Workflows außerdem einfacher als gedacht.

Zu Teil 6: Jira und Outlook verknüpfen

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